Hur skapar man tabeller och diagram som både ser bra ut och fungerar för fler? Det var temat när Monica gästade Joanna och Sandra i Frågar åt en kompis för att reda ut några av tillgänglighetsarbetets vanligaste utmaningar.
Under webbinariet delade Monica med sig av konkreta tips och exempel på hur du kan göra tabeller och diagram mer tillgängliga, utan att kompromissa med formgivningen. Vi gick bland annat igenom hur etiketter, rubriker och andra smarta grepp kan göra stor skillnad.
Missade du webbinariet eller vill du fräscha upp minnet?
Ingen fara! Nedan hittar du svar på vanliga frågor och en checklista med interaktiva instruktioner som gör det enklare att komma vidare i tillgänglighetsarbetet.
Kontakta oss för ett kostnadsfritt möte där vi diskuterar era önskemål.
Om du vill ta med dig något extra efter seminariet får du gärna ladda ner vår kostnadsfria freebie.
Checklistan täcker viktiga grunder för tillgänglighet i Word. Kombinera denna med Words tillgänglihetskontroll och egen granskning av innehållet.
Monica är formgivare och tillgänglighetsexpert på Rehngruppen och har arbetat här i fem år. Hon håller utbildningar inom flera områden och har bred erfarenhet av allt från tryckta rapporter till avancerade Wordlösningar. Med sin kombination av formgivning och tillgänglighetskompetens hjälper hon våra kunder att skapa material som ser bra ut, fungerar som det ska och är tillgängligt för fler.
Linjediagram kan ibland vara svåra att läsa när de innehåller mycket information. Jag har hört att man kan komplettera diagrammet med en tabell. Är det något ni rekommenderar?
Alla tar till sig information på olika sätt, särskilt när det handlar om siffror. Genom att komplettera diagrammet med en tabell ger du fler möjligheter att ta till sig informationen. Försök också att begränsa antalet linjer i ett linjediagram till fyra eller fem. Annars blir det lätt rörigt, särskilt eftersom det även behöver finnas plats för tydliga etiketter.
Finns möjligheten att göra ett gråskaletest även i Word, eller är den funktionen begränsad till PowerPoint?
Du kan alltid testa hur färgerna fungerar i gråskala genom att visa eller konvertera innehållet till svartvitt. På så sätt kan du kontrollera om informationen fortfarande går att urskilja utan färg.
Hur bör man hantera cirkeldiagram som innehåller mycket information och där tårtbitarna blir så smala att de är svåra att urskilja?
Om ett cirkeldiagram innehåller så många kategorier att vissa tårtbitar blir väldigt små kan du samla de minsta kategorierna under en gemensam kategori, exempelvis ”Övrigt”. Förtydliga sedan vilka delar som ingår i den kategorin vid sidan av diagrammet.
Om man har många gamla rapportmallar med ganska krångliga tabeller, var skulle du börja om du bara hann förbättra några saker?
Börja med att se över vilken information du faktiskt vill förmedla. Går den att presentera på ett annat, tydligare sätt? Om en tabell är väldigt komplicerad och inte alls fungerar ur ett tillgänglighetsperspektiv kan det vara bättre att börja om från början. Annars kan du komma långt genom att rensa upp strukturen, förtydliga innehållet och dela upp stora tabeller i flera mindre.
Vad tycker du att vi ska bygga in i våra gemensamma mallar för att göra det lättare för alla kollegor att göra rätt?
Skapa genomarbetade mallar där det tillgängliga valet också är det enklaste. Mallen ska ha färdiga formatmallar för rubriker och text, tabellformat med rubrikrader och ett färgschema med testad kontrast. Med verktyg som TemplateExtender och färdiga diagrammallar får alla kollegor tillgång till rätt format, färger och diagram direkt. Då blir det rätt från början, i stället för att fel måste rättas i efterhand.
Hur mycket kan vi lita på den inbyggda tillgänglighetskontrollen, vad behöver vi fortfarande bedöma själva?
Den inbyggda tillgänglighetskontrollen ger en bra fingervisning och hittar tekniska fel, till exempel saknad alternativtext, saknade rubrikrader i tabeller och svag textkontrast. Men den kontrollerar bara att saker finns, inte att de fungerar. Vi behöver själva bedöma om alt-texterna är begripliga, om rubrikstrukturen och läsordningen är logiska och om information förmedlas enbart med färg. Kontrasten i diagram och bilder måste vi också kontrollera själva. En godkänd kontroll betyder alltså inte att dokumentet är tillgängligt.
Hur gör man för att ta fram färdiga format (diagrammallar) med rätt kontrast, färger och mönster i diagram i mallar för word och Powerpoint?
Det går att skapa färdiga diagram med genomtänkta färger, kontraster och mönster som användarna enkelt kan utgå ifrån. Med exempelvis TemplateExtender kan ni samla färdiga PowerPoint-slides med diagram som användarna kan infoga med ett klick och sedan redigera efter behov.
Hur hanterar skärmläsare diagram i tillgänglighetsanpassade dokument? Kan de läsa upp och förmedla diagrammets innehåll på ett begripligt sätt, eller hoppar de över själva diagrammet och läser endast upp alternativtexten?
Skärmläsare kan inte tolka innehållet i ett diagram. De uppfattar det som grafik och läser bara upp diagrammets alternativtext. Därför behöver diagram alltid en alt-text som förmedlar budskapet. Ännu bättre är att skriva den viktiga informationen i brödtexten. Då förtydligar diagrammet texten, i stället för att vara det enda som bär budskapet.
Bra praxis
Rehngruppen är en design- och funktionsbyrå som gör det enkelt att skapa snyggt och arbeta smart. Vi hjälper organisationer att få ut mer av sina Office-verktyg med genomtänkta mallar, designade presentationer, tydliga rapporter och lösningar som stärker den grafiska profilen.
Med fokus på form och funktion gör vi vardagen enklare för alla som kommunicerar — från det snabbaste mejlet till den största rapporten.
