Detta är året du uppnår hjärtklappsfri mejlhantering! Med hjälp av snabbsteg fördefinierar och automatiserar du vilka åtgärder som ska ske när du får mejl. Låt mejlen bokstavligt talat hantera sig själv, automatiskt och effektivt, medan du njuter av en mer hälsosam arbetsvardag.

Starta ditt stressfria mejl-år

Snabbsteg sparar tid, eftersom du inte behöver utföra samma uppgift om (och om, och om…) igen. Funktionen låter dig automatisera och effektivisera uppgifter såsom att flytta meddelanden till specifika mappar, markera meddelanden som lästa, sätta prioriteringsstatus eller skapa möten.

Funktionen ger dig inte bara en effektivare arbetsdag, den ger dig också kontroll över din mejlinkorg. Känslan av osäkerhet och stress kring en överfull inkorg kan vara tärande. Ordning och reda i Outlook nyckeln till en hjärtklappningsfri mejlhantering. I slutet av året kommer du undra hur du tidigare klarat dig utan din personliga stressavlastare!

1. Klicka på det mejl vars hantering du vill automatisera.
2. Klicka på Quick steps/Snabbsteg i menyn under Home/Start. Knappen består av en gul blixt.
3. När du klickat på knappen syns en meny under knappen. I menyn kan du välja en av standardkategorierna, eller klicka på New Quick Step/Nytt snabbsteg för att skapa ett eget snabbsteg. Fördelen med att skapa ett eget snabbsteg är att du kan anpassa snabbstegen efter dina specifika arbetsflöden och behov.
4. Klicka på Custom/Anpassat.
5. Skriv ett namn på ditt snabbsteg. Namnet får gärna vara beskrivande, så att du känner igen snabbsteget och förstår vad det innebär. Om du har flera snarlika projekt, vars mejl hanteras via snabbdelar, kan det vara bra att specificera vilket specifikt projekt det gäller.
6. Välj den eller de åtgärder du vill ska ske när du klickar på snabbsteget.
7. Du kan exempelvis välja vilken mapp mejlet ska placeras i. Klicka på Move to folder/Flytta till mapp. Det minskar risken för att mejl hamnar på vift. Alla mejl hamnar på en bestämd plats.
8. Du kan välja om mejlet ska markeras med en prioriteringsgrad. Klicka på Set importance/Prioritet. Om du arbetar med ett särskilt tidspressat projekt är det bra att sätta en hög prioriteringsgrad, eftersom det minimerar risken för att du missar ett viktigt mejl.
9. Du kan välja att det ska skapas en tid i din kalender utifrån mejlet. Klicka på Create an appointment with attachment/Skapa en avtalad tid med meddelandetext. Att koppla din mejl till kalendern är tidsbesparande. Det skapar även en extra tydlighet kring vad mötet ska behandla, eftersom mejltråden syns i mötesinbjudan och därmed ger mötesdeltagarna all information de behöver.
10. Du kan välja ett kortkommando. När du använder kortkommandot aktiveras de åtgärder du valt ovan. Det är ett tidsbesparande alternativ till att klicka på Quick steps/Snabbstegs-knappen i menyn.
11. Avsluta skapandet av ditt nya, egna, snabbsteg genom att klicka på Finish/Slutför.