Kickstart av 2024 års nyårslöften!

Visst är det lite kämpigt så här i början på året? Ja alltså, när man stretar på med sina nya nyårslöften... Ingen stress. Vi har samlat de bästa tipsen för att du ska uppnå dina nyårslöften!

Banta dina Wordfiler

Arbeta lättsamt under det nya arbetsåret! Dina Wordfiler kommer fullständigt rasa i vikt när du börjar komprimera bilder. Med bara fem knappklick (ja - vi har räknat) kan du komprimera alla bilder i en Wordfil, och spara massor med nedtyngade kB.

Gå ner i vikt medan du sitter i soffan!

Nej, det är ingen dålig bantningsreklam från 90-talet. Det är vi som uppmuntrar dig till att minska storleken på bilderna i dina Worddokument.

När du komprimerar bilder i stora och tunga Wordfiler tar de mindre utrymme, blir snabbare att redigera i och lättare att dela med andra. Det kan vara svårt att minska storleken på stora dokument. Men att komprimera bilder är ett väldigt effektivt sätt att förlora många kilo(byte) snabbt.

Men kom ihåg; när du väl har komprimerat bilderna finns det ingen väg tillbaka. Om du komprimerat bilderna så mycket att de blivit suddiga, och vill ha tillbaka den högre upplösningen, måste du infoga bilden på nytt. Spara en kopia av ditt dokument innan du ger det en virtuell viktminskning, så du kan gå tillbaka till orginalet om du ångrar dig.

  1. Markera den bild som du vill komprimera genom att klicka på den.
  2. När du markerat en bild visas Picture format/Formatera bild längst till höger i menyn. Klicka på detta alternativ.
  3. Du ser menyn för Picture format/Formatera bild högst upp på sidan. I avsnittet benämnt Adjust/Justera (längst upp till höger) finns knappen Compress Pictures/Komprimera bild. Klicka på den.
  4. I rutan som visas ser du olika alternativ för bildens upplösning. Vi rekommenderar upplösningen 150 ppi för de flesta dokumenten. Upplösningen bevarar en hög kvalitet på bilderna och håller filstorleken relativt låg.
  5. Per automatik är valet Apply only to this picture/Tillämpa endast på den här bilden markerad. Om du avmarkerar alternativet komprimeras alla bilder i dokumentet. Om du låter alternativet vara markerat kommer ändringarna endast genomföras på den bild som du markerat. Du kan även välja att Delete cropped areas of pictures/Radera beskurna områden av bilder om du är nöjd med hur du har beskurit alla dina bilder. Även detta minskar filens storlek.
  6. När du är färdig med inställningarna, som minskar filstorleken på din presentation, klickar du Ok.

Dra ner på mejl-stressen i Outlook

Detta är året du uppnår hjärtklappsfri mejlhantering! Med hjälp av snabbsteg fördefinierar och automatiserar du vilka åtgärder som ska ske när du får mejl. Låt mejlen bokstavligt talat hantera sig själv, automatiskt och effektivt, medan du njuter av en mer hälsosam arbetsvardag.

Starta ditt stressfria mejl-år

Snabbsteg sparar tid, eftersom du inte behöver utföra samma uppgift om (och om, och om…) igen. Funktionen låter dig automatisera och effektivisera uppgifter såsom att flytta meddelanden till specifika mappar, markera meddelanden som lästa, sätta prioriteringsstatus eller skapa möten.

Funktionen ger dig inte bara en effektivare arbetsdag, den ger dig också kontroll över din mejlinkorg. Känslan av osäkerhet och stress kring en överfull inkorg kan vara tärande. Ordning och reda i Outlook nyckeln till en hjärtklappningsfri mejlhantering. I slutet av året kommer du undra hur du tidigare klarat dig utan din personliga stressavlastare!

 

  1. Klicka på det mejl vars hantering du vill automatisera.
  2. Klicka på Quick steps/Snabbsteg i menyn under Home/Start. Knappen består av en gul blixt.
  3. När du klickat på knappen syns en meny under knappen. I menyn kan du välja en av standardkategorierna, eller klicka på New Quick Step/Nytt snabbsteg för att skapa ett eget snabbsteg. Fördelen med att skapa ett eget snabbsteg är att du kan anpassa snabbstegen efter dina specifika arbetsflöden och behov.
  4. Klicka på Custom/Anpassat.
  5. Skriv ett namn på ditt snabbsteg. Namnet får gärna vara beskrivande, så att du känner igen snabbsteget och förstår vad det innebär. Om du har flera snarlika projekt, vars mejl hanteras via snabbdelar, kan det vara bra att specificera vilket specifikt projekt det gäller.
  6. Välj den eller de åtgärder du vill ska ske när du klickar på snabbsteget.
  7. Du kan exempelvis välja vilken mapp mejlet ska placeras i. Klicka på Move to folder/Flytta till mapp. Det minskar risken för att mejl hamnar på vift. Alla mejl hamnar på en bestämd plats.
  8. Du kan välja om mejlet ska markeras med en prioriteringsgrad. Klicka på Set importance/Prioritet. Om du arbetar med ett särskilt tidspressat projekt är det bra att sätta en hög prioriteringsgrad, eftersom det minimerar risken för att du missar ett viktigt mejl.
  9. Du kan välja att det ska skapas en tid i din kalender utifrån mejlet. Klicka på Create an appointment with attachment/Skapa en avtalad tid med meddelandetext. Att koppla din mejl till kalendern är tidsbesparande. Det skapar även en extra tydlighet kring vad mötet ska behandla, eftersom mejltråden syns i mötesinbjudan och därmed ger mötesdeltagarna all information de behöver.
  10. Du kan välja ett kortkommando. När du använder kortkommandot aktiveras de åtgärder du valt ovan. Det är ett tidsbesparande alternativ till att klicka på Quick steps/Snabbstegs-knappen i menyn.
  11. Avsluta skapandet av ditt nya, egna, snabbsteg genom att klicka på Finish/Slutför.

Rensa datan i din Excelfil

Gör ditt nyårslöfte om ordning och reda till verklighet genom en digital datarensning; Marie Kondo-style. Med funktionen PowerQuery i Excel kan du enkelt rensa och organisera stora mängder data, utan att förlora kopplingen till orginaldatan.

Dra igång städpartyt: Skapa dataordning

Datatransformationsverktyget (a.k.a. rensningshjäten) PowerQuery gör det möjligt för dig att skapa ordning och reda i enorma mängder data, på ett enkelt och flexibelt sätt, innan datan importeras i Excel.

Du kan importera data från alla möjliga tänkbara källor: Databaser, textfiler, Excel, webbplatser eller molntjänster som Azure SQL Database och SharePoint.

Forma datan efter dina önskemål. Varsågod att ta bort kolumner, filtrera rader, ändra datatyper och lägga till kolumner. Vill du testa mer avancerad databehandling? Testa gärna att göra ändringar i formlerna, med funktionsspråket M. Du kan alltid ångra dina ändringar - våga experimentera!

Världen förändras – och det gör din data också! Eftersom din rensade data är kopplad till orginaldatan kan du alltid säkerställa att din data är á jour. Schemalägg uppdateringar eller uppdatera datan i din Excelfil manuellt, när det behövs.

  1.   Öppna en ny arbetsbok i Excel
  2.   Klicka på Data
  3.   Och sedan på Get data/Hämta data
  4.   Välj From file/Från fil
  5.   Välj sedan From Excel workbook/Från Excel arbetsbok
  6.   Välj den fil som innehåller datan som du vill sammanställa och kontrollera. Avsluta med att klicka Import/Importera
  7.   Välj din data och klicka sedan på Transform data/Transformera data
  8.   I detta fönster kan du göra mängder med ändringar i din data, utan att det påverkar datan i orginalfilen. I detta exempel markerar och raderar vi ett antal kolumner
  9.   Testa även att klicka på Add column/Lägg till kolumn
  10.   Välj Custom column/Anpassad kolumn
  11.   Välj ett antal kolumner och sätt plustecken mellan dem för att skapa en summakolumn. Avsluta med att klicka Ok
  12.   När du är nöjd med din sammanställning av datan klickar du på Home/Start i menyn
  13.   Och avslutar med att välja Close & load/Stäng och läs in
  14.   Datan är nu infogad i din arbetsbok
  15.   Eftersom din sammanfattade data är kopplad till datan i orginalfilen kan du klicka på Refresh/Uppdatera, för att enkelt uppdatera datan enligt datan i orginalfilen
  16. Njut av kaos-fri data!

Rensa data från en webbplats

  1.   Du kan även infoga data från andra källor än Excel-filer. Klicka på Home/Start
  2.   Klicka på Get data/Hämta data
  3.   Välj From other sources/Från andra källor
  4.   Välj sedan From web/Från webb
  5.   Klistra in en länk till den webbplats vars data du vill sammanställa och kontrollera
  6.   Klicka Ok
  7.   Datan från webben infogas i din arbetsbok. När du vill uppdatera datan klickar du på Refresh/Uppdatera

Träna muskelminnet med snabbkommandon i PowerPoint

Snabba snabbkommandon i PowerPoint är bästa träningen för dig som vill vara blixtsnabb i fingerspetsarna medan du skapar starka budskap i dina presentationer!

Släpp loss din inre PowerPoint-atlet!

För riktiga PowerPoint-atleter sitter snabbkommandona i muskelminnet. Vårt tips till dig är att spara nedstående kortkommandon på en lättillgänglig och lättöverskådelig plats i början av året. Innan du vet ordet av det är de inprintade i muskelminnet. Resten av året använder du dem av bara farten! Fingerfart på minst 180km/h i slutet av året är en garanti.

Arbetet i PowerPoint innebär ofta upprepande uppgifter och en hel del navigering mellan olika funktioner. Se PowerPoint som din träningsarena och använd din fingerfärdighet för att effektivisera arbetet, så att du kan fokusera på innehållet.

  1. Få igång blodomloppet i fingrarna
  2. Fet text: CTRL + B
  3. Kopiera: CTRL + C
  4. Klistra in: CTRL +V
  5. Redo: CTRL + Y
  6. Undo: CTRL + Z
  7. Gruppera: CTRL + G
  8. Ungroup: CTRL + Shift + G
  9. Klipp ut: CTRL + X
  10. Spara presentation: CTRL + S
  11. Spara och stäng presentation: CTRL + Q
  12. Strectha fingrarna ordentligt, och vila inför nästa grymma PowerPoint-vända!