K2A ville automatisera en återkommande intern process kring köksansvar och samtidigt skapa en lösning som var rättvis, flexibel och enkel för medarbetarna att använda. Med hjälp av Power Automate utvecklade Rehngruppen fyra sammankopplade flöden som automatiskt genererar scheman, skickar bekräftelser, skapar kalenderbokningar och hanterar avbokningar. Resultatet är en självgående lösning som minskar administrationen och sparar tid i vardagen.
Automatisera era rapporterLäs mer om våra Office-mallar
K2A Knaust & Andersson Fastigheter är ett svenskt fastighetsbolag som utvecklar, äger och förvaltar hållbara hyres- och studentbostäder. Med fokus på långsiktighet, träbyggnation och miljöcertifierade fastigheter verkar bolaget i flera av Sveriges universitetsstäder och är en av landets ledande aktörer inom studentbostäder.
Bygg och Fastighet
25-50
Vi hade redan ett etablerat samarbete med K2A kring bland annat årsredovisningar. När K2A började utforska möjligheterna med SharePoint och Power Automate uppstod en idé om att förenkla en återkommande intern process. Det som från början handlade om att automatisera tilldelningen av köksansvar utvecklades snabbt till en större vision: en lösning som helt självständigt kunde planera, kommunicera och administrera uppgiften utan manuell handpåläggning.
K2A ville skapa en process som var enkel för medarbetarna men samtidigt rättvis, flexibel och självgående. Målet var att scheman skulle genereras automatiskt, att ansvariga personer skulle få tydlig information och att allt skulle synas direkt i Outlook-kalendern. För att säkerställa att lösningen fungerade i praktiken byggde vi först en intern prototyp. Med hjälp av vår kompetens inom Power Plattformen utvecklade vi därefter ett intelligent flöde som tar hänsyn till sjukdom, ledighet och tidigare tilldelningar. Medarbetare kan enkelt tacka nej vid behov, samtidigt som systemet automatiskt hittar nya kandidater och ser till att ansvaret fördelas så jämnt som möjligt.
För att uppnå den önskade automatiseringsgraden skapade vi inte ett utan fyra sammankopplade flöden. Ett genererar scheman flera veckor framåt, ett skickar bekräftelsemejl, ett skapar kalenderbokningar i Outlook och ett hanterar eventuella avbokningar. Under ytan arbetar logiken kontinuerligt för att välja personer som haft ansvar minst nyligen och samtidigt variera sammansättningen av arbetspar. Resultatet är en lösning som sköter administrationen automatiskt och kräver minimalt med manuellt arbete.
Resultatet blev en automatiserad lösning som sparar tid, minskar administrationen och säkerställer att inget faller mellan stolarna. K2A behöver inte längre skapa scheman manuellt, skicka påminnelser eller följa upp förändringar. Medarbetarna får all information direkt i sin inkorg och Outlook-kalender, medan flödena arbetar vidare i bakgrunden. Det enda som återstår manuellt är att lägga till nya personer i systemet – något som även det kan automatiseras i nästa steg. En liten vardagsprocess som idag fungerar helt av sig själv.
K2A ville automatisera en återkommande intern process kring köksansvar och samtidigt skapa en lösning som var rättvis, flexibel och enkel för medarbetarna att använda. Med hjälp av Power Automate utvecklade Rehngruppen fyra sammankopplade flöden som automatiskt genererar scheman, skickar bekräftelser, skapar kalenderbokningar och hanterar avbokningar. Resultatet är en självgående lösning som minskar administrationen och sparar tid i vardagen.
K2A ville skapa en process som var enkel för medarbetarna men samtidigt rättvis, flexibel och självgående. Målet var att scheman skulle genereras automatiskt, att ansvariga personer skulle få tydlig information och att allt skulle synas direkt i Outlook-kalendern. För att säkerställa att lösningen fungerade i praktiken byggde vi först en intern prototyp. Med hjälp av vår kompetens inom Power Plattformen utvecklade vi därefter ett intelligent flöde som tar hänsyn till sjukdom, ledighet och tidigare tilldelningar. Medarbetare kan enkelt tacka nej vid behov, samtidigt som systemet automatiskt hittar nya kandidater och ser till att ansvaret fördelas så jämnt som möjligt.
För att uppnå den önskade automatiseringsgraden skapade vi inte ett utan fyra sammankopplade flöden. Ett genererar scheman flera veckor framåt, ett skickar bekräftelsemejl, ett skapar kalenderbokningar i Outlook och ett hanterar eventuella avbokningar. Under ytan arbetar logiken kontinuerligt för att välja personer som haft ansvar minst nyligen och samtidigt variera sammansättningen av arbetspar. Resultatet är en lösning som sköter administrationen automatiskt och kräver minimalt med manuellt arbete.
Resultatet blev en automatiserad lösning som sparar tid, minskar administrationen och säkerställer att inget faller mellan stolarna. K2A behöver inte längre skapa scheman manuellt, skicka påminnelser eller följa upp förändringar. Medarbetarna får all information direkt i sin inkorg och Outlook-kalender, medan flödena arbetar vidare i bakgrunden. Det enda som återstår manuellt är att lägga till nya personer i systemet – något som även det kan automatiseras i nästa steg. En liten vardagsprocess som idag fungerar helt av sig själv.
