Släpp ansvaret för att administrera din organisations e-postsignaturer! Med Rehngruppens e-postsignaturverktyg för Outlook kan kommunikationsavdelningen enkelt ta hand om både skapandet och uppdateringen av signaturerna helt själva. Det innebär mindre support, färre frågor och ett enklare arbetsflöde.
Kommunikationsavdelningen kan skapa, ändra och publicera e-postsignaturer på egen hand. Signaturen skapas i HTML via en användarvänlig editor där de kan hämta användaruppgifter och ladda upp bilder, exempelvis er logotyp. Rehngruppen kan hjälpa till vid produktionen och erbjuder gärna tips för att skapa signaturer som fungerar för alla mottagare, oavsett plattform eller enhet.
Signaturerna skapas och uppdateras automatiskt baserat på användaruppgifter i Azure Entra ( AD ) (såsom namn, e-postadress och telefonnummer) vilket gör att ni slipper hantera manuella uppdateringar.
Verktyget körs direkt på klientsidan, vilket betyder att ni slipper hantera tredjepartsleverantörer eller säkerhetsfrågor relaterade till externa tjänster. Lösningen är helt integrerad i Office 365 och kräver ingen installation på användarnas enheter så länge de använder nya Outlook, Outlook på Mac eller Outlook online.
Om ni använder Outlook Classic krävs en installation av ett tillägg som applicerar standard- och svarssignatur. Rehngruppen skickar ett MSI som ni distribuerar till användarna. Övriga funktioner, såsom att byta signatur och se panelen för signaturer, fungerar likadant i Outlook Classic som på övriga plattformar. Du kan läsa om hur våra Add-ins fungerar på denna sida: rehngruppen.se/faq/informationssakerhet
Det är även möjligt att skapa flera olika signaturer, exempelvis för svarsmail, engelskspråkiga e-postmeddelanden eller säsongsbaserade signaturer. Systemet hanterar automatiskt vilken signatur som används för nya mail respektivesvarsmail.
