Via administrationsportalen, templateextender.com, kan du som är administratör för O365|TemplateExtender genomföra uppdateringar.

TemplateExtenders startsida

1. Skriv templateextender.com i sökfältet i din sökmotor.
2. Klicka på knappen i mitten på sidan, där det står Sign in with Microsoft.
3. Välj ditt konto i den ruta som syns på skärmen.
4. När du loggat in på O365|TemplateExtenders adminportal hamnar du automatiskt på startsidan; Home.
5. På startsidan, högst upp på sidan - under rubriken News, ser du de senaste nyheterna i O365|TemplateExtender.

Templates

1. Under fliken Templates kan du hantera din organisations mallar.
2. Klicka på New Folder för att skapa en ny mapp för era mallar.
3. Välj din mapps namn.
4. Välj en möjlig underkategorisering.
5. Klicka i om den ska döljas online eller på desktop. Avsluta med att klicka på Create.
6. För att ladda upp en mall markera du den mapp som du vill ladda upp mallen i.
7. Klicka på Upload.
8. Ladda upp en eller flera mallar i vanligt dokumentformat (pptx, xlxs eller docx) och klicka på Upload.
9. Klicka på Publish för att publicera den enskilda mallen.
10. Klicka på Publish all för att publicera alla mallar i den markerade mappen.
11. Mallarna laddas upp i Test, så att endast testgruppen kan se dem. För att publicera mallarna för alla i organisationen behöver du publicera dem under fliken Published också.

Icons

1. Ikoner kräver bearbetning innan de kan publiceras. Rehngruppen gör det åt dig. Du kan inte själv ladda upp ikoner under fliken Icons.
2. Längst ner på sidan kan du se vilka ikoner som finns uppladdade. Om ikonerna är uppdelade i olika mappar behöver du klicka på mapparna för att se ikonerna i respektive mapp.
3. Klicka på knappen Preview och sedan List view, under rubriken Icon Details, om du vill se ikonerna i listvy istället för att se en förhandsvisning av dem.

Pictures

1. Under fliken Pictures kan du ladda upp och redigera bilder.
2. Du kan skapa olika mappar utifrån bildernas olika form.  Mappstrukturen är anpassad efter bildanvändningen i PowerPoint. Oftast är uppdelningen Helbild och Halvbild.
3. Ladda upp en, eller flera, bilder genom att klicka på Upload.
4. Välj filen från din dator.
5. Välj en möjlig underkategori, exempelvis 3D-bilder.
6. Klicka på Upload.
7. En förhandsvisning av bilderna finns längst ner på sidan. Klicka på Preview för att byta vy.
8. Välj List view.
9. I listvyn kan du se mer information om bilderna, redigera dem eller radera dem.

Slides

1. Under fliken Slides kan du hantera din organisations slides.
2. Du använder inte mappar för att sortera slides. Varje presentation du laddar upp innehåller dina PowerPoint-slides. Kategorisera gärna dina slides genom att ladda upp dem i olika presentationer.
3. Klicka på Upload för att lägga upp en presentation.
4. Ladda upp en eller flera presentationer.
5. Välj en grupp om du vill att endast en viss grupp ska se de slides som du publicerar.
6. Avsluta med att klicka på Upload.
7. Klicka på Publish Presentation för att publicera den enskilda presentationen.
8. Klicka på Publish all för att publicera alla presentationer.
9. Presentationerna laddas upp i Test, så att endast testgruppen kan se dem. För att publicera presentationerna för alla i organisationen behöver du publicera dem under fliken Published också.
10. För att se en förhandsvisning av slides i en presentation klickar du på presentationen. En förhandsvisning visas längst ner på sidan.

Tips! Komprimera bilderna i dina slides innan du lägger upp dem i TemplateExtender. På så vis väger inte dina slides lika mycket. Det finns en instruktion för hur du komprimerar bilder, direkt i PowerPoint, på RehnAkademi.

Contents

1. Under Slides finns fliken Contents. Här kan du skapa mappar och administrera ditt sparade innehåll.
2. Spara innehållet gör du dock direkt i Word. Markera det innehåll som du enkelt vill återanvända och klicka sedan på Ladda upp.
3. Klicka på respektive mapp för att se vilket innehåll som finns i den.

Settings

1. Settings hjälper Rehngruppen dig att fixa - du behöver inte göra någonting under denna flik.

User Data

1. Det är via User Data som din organisations användaruppgifter läses. It-avdelningen sköter detta. Uppgifterna hämtas från Microsoft Entra (Azure AD).

Custom Data

1. Under Custom Data kan du administrera kontors- och företagsuppgifter.
2. Du kan dela upp uppgifterna i generella kategorier, exempelvis kontor.
3. Och mer specifika kategorier, såsom avdelning.
4. Om du exempelvis ska uppdatera ett telefonnummer eller en adress så klickar du på Edit Field.

Accounts

1. Under Accounts ser du alla administratörer för O365|TemplateExtenders adminportal.
2. För att lägga till en till administratör klickar du på New account.
3. Fyll i personens mejladress, välj domän och fyll i hens behörighet. Avsluta med att klicka på Create.

Tips! Om personen endast ska vara med i en testgrupp, men inte ha behörighet att genomföra ändringar, låter du bli att fylla i en behörighetsgrad.

Groups

1. Via Groups kan du knyta innehåll till specifika grupper. Exempelvis när du vill att endast en viss avdelning ska se vissa mallar, slides eller ikoner.

Statistics

1. Under Statistics kan du se anonymiserad statistik.

Du kan klippa ut, kopiera och klistra in (på engelska: cut, copy, paste) olika sorters innehåll till ditt Word-dokument. Det finns olika aspekter att ha i åtanke gällande alternativen för inklistring. Sättet du väljer att klistra in innehållet på kan påverka innehållets typsnitt, storlek, färg och format. När du klistrar in innehållet som bild påverkas din möjlighet att, i efterhand, redigera innehållet.

1. Markera den text eller det objekt som du vill kopiera.
2. Kopiera texten eller objektet. Du kan antingen klicka Ctrl och C på tangentbordet, eller högerklicka på det markerade innehållet och klicka på alternativet Copy/Kopiera.
3. För att få tillgång till alla alternativ för att klistra in text eller objekt på klickar du på på pilen under knappen Paste/Klistra in. Knappen finns längst till vänster i menyn, under fliken Home/Start.
4. Med det första alternativet, Use destination theme/Använd måltema, anpassas temafärger och typsnitt till dokumentet du klistrar in innehållet i.
5. Med alternativet Keep source formatting/Bevara källformatering bevaras färger och typsnitt från dokumentet du kopierar från.
6. Alternativet Merge Formating/Slå samman formatering slår ihop formateringar från gamla och nya dokumentet. Det som oftast behålls från källfilen är formateringen fet och kursiv text.
7. Det fjärde alternativet Picture/Bild klistrar in ditt kopierade innehåll som en bild. Observera att du kan inte kan redigera innehållet efter det, eftersom det då är en bild.
8. När du använder alternativet Keep text only/Endast text behålls endast texten, helt utan formatering.

Tips

När du klistrar in objekt eller tabeller är det första alternativet, Use destination theme/Använd måltema, det bästa alternativet. Objektet eller tabellen får då utseendet (temafärgerna och typsnittet) från det dokument som du klistrar in i. Om du istället vill behålla utseendet från källfilen väljer du istället Keep Source Formatting/Behåll källformatering.

Det finns flera olika fördelar med att spara din Excelfil som en pdf. Dels bevarar det din fils formatering. Cellformateringar, text och layout kommer att se ut så som du vill, oavsett vilken enhet eller programvara mottagaren använder för att visa den. Vidare kan pdf:en visas på nästan alla enheter och operativsystem. Du kan alltså dela din fil utan att behöva oroa dig om användaren öppnar den med exempelvis en smartphone eller surfplatta. Dessutom kommer pdf:en vara skyddad mot oönskade ändringar, ha låg filstorlek och vara enkel att skriva ut.

1. Klicka på File/Arkiv. Du hittar fliken längst till vänster i menyn.
2. Välj Save as/Spara som i menyn till vänster.
3. I alternativen för Save as/Spara som ser du en rullgardinsmenyn. Där står det Excel workbook (*.xlsx)/Excel-arbetsbok (*.xlsx). Klicka på rullgardinsmenyn.
4. I listan över olika filalternativ väljer du alternativet pdf.
5. Rullgardinsmenyn stängs och under den kan du se knappen More options/Fler alternativ; klicka på knappen.
6. I den ruta som dyker upp på skärmen klickar du på Options/Alternativ.
7. I rutan benämnd Options/Alternativ kan du välja mellan olika alternativ för hur du vill spara din fil. Under avsnittet Publish what/Vad ska publiceras kan du välja mellan att spara ett blad, alla blad eller ett antal valda blad från din Excelfil.
8. När du valt alternativ väljer klickar du på knappen Save/Spara, nedtill till höger i rutan.

Anpassa layoutalternativ i Excel

Genom att anpassa utseendet på dina utskrifter via alternativen för layout kan du säkerställa att de ser professionella och välbearbetade ut. Det är särskilt viktigt när du delar dina Excelfiler med andra, exempelvis när du presenterar dem på möten eller infogar dem i en rapport. Genom att anpassa layouten efter innehållet kan du alltså vara säker på att filen ser snygg ut och är läsbar.

1. Det finns tre huvudsakliga layouter i Excel. En av dem är Page layout/Sidlayout. Layouten visar hur din arbetsbok kommer se ut vid utskrift. Det är även här som du kan anpassa sådant som sidmarginaler, sidorientering och sidnumrering för att säkerställa att din Excelfil skrivs ut som du önskar. Du når sidlayout genom att klicka på den mellersta knappen, av de tre knapparna i det nedre högre hörnet. När du hovrar över knappen med musen står det Page layout/Sidlayout.
2. Du kan även nå alternativen för utskrift via fliken View/Visa i menyn, högst upp i Excel.
3. När du klickat på View/Visa i menyn syns knappen Page break preview/Förhandsgranska sidbrytning i menyn; klicka på den.
4. Arbetsboken i exemplet kommer skrivas ut på två sidor. För att skriva ut arbetsboken på en sida klickar du på fliken Page layout/Sidlayout i menyn.
5. Efter att du klickat på Page layout/Sidlayout får du tillgång till avsnittet Scale to fit/Anpassa. I det översta fältet, benämnt Width/Bredd, ändrar du alternativ i rullgardinsmenyn. Ändra från Automatic/Automatisk till 1 page/1 sida.
6. För att uppdatera utskriftsområdet manuellt kan du istället dra och släppa de blå kantlinjerna till din önskade placering.
7. För att ändra layouten från Portrait to landscape/Stående till liggande format klickar du på Orientation/Orientering. Knappen hittar du i menyn, under avsnittet Page setup/Utskriftsformat.
8. Bland alternativen som syns under knappen, efter att du klickat på den, väljer du alternativet Landscape/Liggande.

Infoga innehåll i sidhuvud och sidfot i Excel

Du kan inkludera viktig information i sidhuvud och sidfot. Exempelvis titel, författare, datum och sidnummer. Det gör det enklare för mottagarna att identifiera dokumentets innehåll och att hålla ordning på sidorna.

1. Klicka på den mellersta knappen, av de tre knapparna i det nedre högre hörnet; Page layout/Sidlayout.
2. Vyn ger dig möjligheten att infoga eller ändra sidhuvudet och sidfoten.
3. Klickar på sidhuvudet för att få tillgång till fliken Header och footer/Sidhuvud och sidfot i menyn. Där kan du välja dynamiska element att infoga i ditt sidhuvud eller din sidfot.
4. I detta exempel kan du klicka i högra sidhuvudsektionen.
5. Klicka på knappen för Page number/Sidnummer i menyn, i avsnittet Header and footer elements/Element för sidhuvud och sidfot. Det är knappen längst till vänster i avsnittet.
6. Du kan även ställa dig i, exempelvis, den mellersta delen i sidhuvudet och ange statisk text genom att skriva direkt i fältet.

Skapa ett diagram i Excel

1. För att infoga ett diagram i Excel, behöver du först välja det område du vill visualisera. Markera de celler som innehåller innehåll som du vill skapa ett diagram av.
2. Klicka på fliken Insert/Infoga i menyn.
3. Det finns flera olika typer av diagram att välja mellan. Genom att klicka på Recommended charts/Rekommenderade diagram, under avsnittet Charts/Diagram, kan du förhandsgranska alternativen.
4. Skrolla nedåt i listan över diagramtyper för att förhandsgranska ytterligare förslag.
5. Du kan även byta från fliken Recommended charts/Rekommenderade diagram till fliken All charts/Alla diagram. Flikarna finner du precis ovanför listan av diagram.
6. Alla olika diagramtyper finns listade till vänster. Du ser inte automatiskt en förhandsvisning av dem, såsom för Recommended charts/Rekommenderade diagram, utan istället diagrammens benämning. Klicka på diagramtypen för att se en visualisering av den.
7. I detta exempel klickar du återigen på fliken Recommended charts/Rekommenderade diagram, ovanför listan av diagramsorter.
8. Välj det diagram som passar dina behov och klicka sedan på knappen Ok i det nedre högra hörnet.

Uppdatera ditt diagrams rubrik i Excel

1. Det är fördelaktigt att koppla diagrammets rubrik, eftersom du då kan säkerställa att den är aktuell. För att göra det klickar du på rubriken i diagrammet.
2. Klicka på formelfältet, under menyn, och skriv ett likhetstecken (=).
3. Klicka på den cellen som du vill länka diagrammets rubrik till.
4. Klicka antingen på Enter-knappen på ditt tangentbort eller på den gröna bocken strax till vänster om formelfältet.
5. Rubriken i diagrammet är kopplad till textinnehållet i cellen. För att uppdatera rubriken klickar du på cellen igen och uppdatera den.
6. Rubriken i diagrammet uppdateras automatiskt när du uppdaterar innehållet i cellen.

Redigera ditt diagram i Excel

1. Klicka på diagrammet för att få tillgång till fliken Chart design/Diagramdesign i menyn.
2. Klicka på fliken Chart design/Diagramdesign näst längst till höger i menyn.
3. Klicka på knappen Add chart element/Lägg till diagramelement. Du hittar knappen längst till vänster i menyn, under avsnittet Chart layouts/Snabblayout.
4. I rullgardinsmenyn väljer du alternativet Legend/Förklaring.
5. Menyn låter dig infoga eller ändra element som redan är infogade.
6. Vissa diagramelement måste du uppdatera i diagramfönstret. För att få åtkomst till diagramfönstret klickar du på den vertikala axeln i det diagram som du vill uppdatera.
7. Högerklicka för att få åtkomst till fler inställningar.
8. Välj Format axis/Formatera axel, det sista valet i listan över alternativ.
9. Diagramfönstret, som syns till höger på sidan, låter dig göra ändringar i element såsom Axis bound/Axelgränser.
10. Du kan även anpassa Axis units/Axelns enheter.
11. Ett annat användbart verktyg är dataetiketter. För att infoga dataetiketter behöver du börja med att markera den serie som du vill applicera en dataetikett på.
12. Klicka på knappen Add chart element/Lägg till diagramelement. Du hittar knappen längst till vänster i menyn, under avsnittet Chart layouts/Snabblayout.
13. Klicka på alternativet Data labels/Dataetiketter i rullgardinsmenyn.
14. Outside end/Utsidan är ett bra alternativ för din dataetikett. Klicka på det alternativet.
15. Du kan upprepa samma steg för att applicera etiketter även på de andra serierna.

I Excel finns det olika alternativ för att klistra in data och diagram från urklipp i ditt arbetsblad. Inklistringsalternativen gör det möjligt för dig att kontrollera hur det inklistrade innehållet formateras. Du kan välja om du vill bevara den urspungliga formateringen eller anpassa utseendet efter mallen du infogar datan eller diagrammet i. Med hjälp av kunskap om inklistringsalternativen kan du även påverka om det inklistrade innehållet ska kunna redigeras samt om det ska behålla dess eventuella formler.

Det är viktigt att vara noggrann med hur du klistrar in data från urklipp. Bland annat kan inkorrekt infogning av data från urklipp orsaka felaktigheter i dina beräkningar och analyser. Exempelvis kan ett felaktigt val av inklistringsalternativ av data som innehåller formler och länkar mellan celler störa länkarna och göra att dina formler inte fungerar som de ska.

Klistra in data i Excel

1. När du har kopierat text från en arbetsbok kan du klistra in den på olika sätt. Du kan antingen högerklicka i den cell där du vill klistra in innehållet, eller klicka på Knappen Clipboard/Klistra in . Knappen finns till vänster i menyn, under Home/Start. Du behöver klicka på den nedåtriktade pilen, som ligger i anslutning till knappen, för att kunna se olika inklistringsalternativ. Inklistringsalternativen visar sig i en liten ruta, precis under knappen.
2. Det första alternativet är att klistra in med Paste/Klistra in. Det är den grundläggande inklistringsfunktionen. När du använder Paste/Klistra in klistras urklippets innehåll in i cellen som du markerat och behåller den ursprungliga formateringen om möjligt. Med detta alternativ använder du måltemat.
3. Det andra alternativet är Values/Värden. Detta alternativ tar det bort eventuell formatering och klistrar bara in de numeriska värdena. Det är användbart om du vill ta bort formatering eller formler från datan, och istället själv vill formatera innehållet från grunden.
4. Med alternativet Formulas/Formler klistrar du in innehållet utan formatering men behåller dess eventuella formler.
5. Via det fjärde inklistringsalternativet, Formatting/Formatering, appliceras källcellens formatering på målcellen. All teckenformatering (såsom typsnitt och teckenstorlek) samt cellformatering (såsom ramlinjer och bakgrundsfärg) klistras in på samma vis som från filen som du kopierat innehållet från.

Klistra in diagram i Excel

1. Om du kopierar ett diagram kommer klistra in-alternativen att vara något annorlunda från om du klistrar in text- och sifferinnehåll. Du kan antingen högerklicka i den cell där du vill klistra in innehållet, eller klicka på Knappen Clipboard/Klistra in . Knappen finns till vänster i menyn, under Home/Start. Du behöver klicka på den nedåtriktade pilen, som ligger i anslutning till knappen, för att kunna se olika inklistringsalternativ. Inklistringsalternativen visar sig i en liten ruta, precis under knappen.
2. Det första inklistringsalternativet är Use destination theme/Måltema. Med detta alternativ skapas en länk till den arbetsbok som innehållet kopierats från. Diagrammets utseende anpassas efter temat i det arbetsblad som du klistrar in diagrammet i.
3. Alternativ två är Keep source formatting/Bevara källformat. Det skapas en länk till arbetsboken du kopierat diagrammet från. Diagrammet har precis samma utseende som i källan, där diagrammet kopierades från.
4. Det tredje, och sista, alternativet är Picture/Bild. Inklistringsalternativet bevarar diagrammets utseende, och förhindrar användaren från att ändra eller uppdatera i diagrammet.

Cellformat och tabellformat i Excel är verktyg som används för att ändra utseendet och stilen på celler och tabeller i ditt arbetsblad. Du kan använda formateringen till din fördel genom att exempelvis skapa förbättrad läsbarhet, betona viktig information och använda det varumärkesanpassade utseende (exempelvis de färger och typsnitt) som din organisation använder.

Applicera ett cellformat i Excel

1. Klicka på cellen, eller cellerna, som du vill formatera.
2. Klicka sedan på knappen Cell styles/Cellformat. Knappen finner du i menyn under Home/Start, och avsnittet Styles/Format. Det är knappen längst ned, av de tre knapparna.
3. I den meny som syns under knappen finns alla fördefinierade cellformat i den aktuella arbetsboken. Alternativen är baserade på dokumentets temafärger. I detta alternativ kan du klicka på Heading 4.
4. Genom att välja ett de fördefinierade cellformaten appliceras formatet i den cell som du markerat.

Applicera ett tabellformat i Excel

1. Testa att applicera ett tabellformat genom att markera den data som du vill skapa en tabell av.
2. Klicka på knappen Format as table/Formatera som tabell. Knappen finner du i menyn under Home/Start, och avsnittet Styles/Format. Det är knappen längst ned, av de tre knapparna.
3. I den meny som syns under knappen finns alla fördefinierade tabellformat i den aktuella arbetsboken. Alternativen är baserade på dokumentets temafärger. I detta alternativ kan du välja stilen med randiga rader.
4. I den ruta som dyker upp på skärmen, benämnd Create table/Skapa tabell, klickar du Ok för att bekräfta cellerna som ska ingå i tabellen. Du kan även bocka i om rubriker ska ingå i tabellen via valet My table has headers/Tabeller innehåller rubriker. Efter att du klickat Ok appliceras tabellformatet på den data du först markerat.

Applicera ett kopierat cellformat i Excel

1. Testa att kopiera cellformatet genom att klicka på rubriken.
2. Klicka på knappen Format painter/Hämta format i menyn, under Home/Start och avsnittet Clipboard/Urklipp. Knappen ser ut som en målarpensel.
3. Klicka på det innehåll som du vill applicera det kopierade cellformatet på. Tänk på att du endast kan applicera formatet en gång. Tips: Om du dubbelklickar på Format painter/Hämta format kan du applicera ditt valda format obegränsat med gånger till dess att du klickar på Esc på tangentbordet.
4. I detta exempel kan du markera tabellen igen.
5. Klicka på knappen Format painter/Hämta format i menyn, under Home/Start och avsnittet Clipboard/Urklipp.
6. Markera det område som du vill applicera formatet på.

Innehållsförteckningen i Word är en automatiskt genererad lista som visar sidnummer och rubrik för varje sektion eller kapitel i ditt dokument. Innehållsförteckningen är ett bra verktyg för längre dokument eftersom det förenklar läsarens navigering i dokumentet. Användaren kan se varje rubrik och sidnummer i dokumentet, och i Word kan de dessutom länkas direkt till varje avsnitt genom att klicka på Ctrl på tangentbordet samtidigt som de klickar på en rubrik. För dig som skriver i dokumentet är Words innehållsförteckningar ett tidsbesparande verktyg, eftersom du kan uppdatera innehållsförteckningen automatiskt utan att manuellt behöva uppdatera rubriker och sidnummer efter att du gjort en ändring i din text.

1. För att lägga till en innehållsförteckning i ditt Worddokument klickar du på fliken References/Referenser i menyn.
2. Klicka på knappen Table of contents/Innehållsförteckning. Knappen finns placerad längst till vänster i menyn, under avsnittet Table of contents/Innehållsförteckning.
3. Det syns en lista med olika innehållsförteckningar under knappen. Välj vilken typ av innehållsförteckning du vill använda. Du kan se skillnaden i innehållsförteckningarnas utseende och uppbyggnad i förhandsvisningen i listan.
4. Efter att du klickat på den innehållsförteckning som du vill ha i ditt dokument finns den infogad i där du stod med markören.
5. När du skrivit den text som ska finnas i dokumentet är det dags att uppdatera din innehållsförteckning. Det gör du genom att högerklicka på innehållsförteckningen och sedan klicka på Update table/Uppdatera fält. Du behöver uppdatera innehållsförteckningen varje gång du ändrar texten i ditt dokument, eftersom rubriker och sidnummer kan ha ändrats. Ett tips är att uppdatera innehållsförteckningen det sista du gör, innan du sparar dokumentet, eftersom du då kan vara säker på att alla ändringar i texten speglas i innehållsförteckningen.
6. Efter att du klickat på knappen Update table/Uppdatera fält finns syns två alternativ i en ruta benämnd Update table of contents/Uppdatera innehållsförteckning. Du kan välja alternativet Update page numbers only/Uppdatera endast sidnummer om det endast är sidnumreringen som inte stämmer. Om du väljer alternativet Update entire table/Uppdatera hela tabellen uppdateras både sidnummer och rubrikerna. Om du är osäker på vad som uppdaterats så bör du välja det andra alternativet för att vara säker på att innehållsförteckningen stämmer.
7. Klicka på knappen Ok för att spara ditt val.