Ärendehanteringen bestod redan av alla delar den behövde: en blankett att anmäla i, en ärendelista att hålla ordning i och färdiga mallar för brev, beslut och protokoll. Men de satt inte ihop. Uppgifterna i den inkomna anmälan skrevs in för hand i ärendelistan, och när ärendet gick vidare skrevs de in igen i varje dokument som skulle ut. Det tog tid, och risken fanns hela tiden att ett namn eller ett datum blev olika i två dokument som beskriver samma ärende. Att köpa ett ärendehanteringssystem var samtidigt inte en väg framåt. Ett disciplinärende innehåller känsliga personuppgifter om en namngiven student, och de uppgifterna skulle stanna inom högskolans egen miljö. Det som byggdes måste alltså fungera i de program handläggarna redan hade.

Svaret blev ärendehantering i Excel, med Word för dokumenten och VBA som driver båda. Allt körs på handläggarens egen dator. Anmälan byggde vi om till en ifyllbar och tillgänglig PDF, där varje fält heter exakt samma sak som motsvarande kolumn i ärendelistan. En ifylld blankett blir därmed en ny rad med ett klick, och blanketten går att fylla i med skärmläsare. Från raden fylls sedan fyra Word-mallar: brev till studenten, beslutsunderlag, avdelningschefens beslut och protokoll för disciplinnämnden, sparade med högskolans egen namnstandard.

Handläggaren skriver in ärendet en gång. Sedan kommer brevet, besluten och protokollet ut färdiga direkt från raden, med rätt uppgifter och rätt filnamn. Tiden som gick åt till att skriva av samma namn och datum om och om igen är borta. Med den försvann risken att två dokument i samma ärende säger olika saker. Kvar blir en lista där det syns på en gång vad som är beslutat och vad som har legat för länge, och en anmälan som alla kan fylla i.