Kreera hade separata Excel-mallar som fungerade, men som var svåra att arbeta med och saknade viktiga funktioner. Vi byggde ett samlat verktyg med tidplan, budget och uppföljning i ett och samma dokument och en enklare variant för de som jobbar med mindre uppdrag.
Automatisera era rapporterLäs mer om våra Office-mallar
Kreera samhällsbyggnad är en konsultfirma inom trafik- och samhällsplanering med kontor i Malmö. De hjälper kunder att planera, projektera och följa upp samhällsbyggnadsprojekt och har medarbetare med bred kompetens inom allt från trafikanalys till projektering. Med projekt som varierar stort i storlek och komplexitet behöver de smidiga interna verktyg som fungerar för alla i teamet, oavsett hur van man är vid Excel.
Bygg och Fastighet
25-50
Kreeras projektmall, en så kallad ATR-mall, är deras interna verktyg för att planera och följa upp sina projekt. Den ska hålla koll på tidplan, budget och resurser i ett och samma dokument. Men den befintliga mallen upplevdes som tungjobbad och inte enhetlig. Olika medarbetare jobbade med olika versioner, det saknades en tydlig uppföljningsdel och mallen var inte lätt att använda för den som inte jobbar i Excel dagligen. Det behövdes en lösning som hela organisationen faktiskt skulle börja använda.
Vi tog fram en ny projektmall i nära samarbete med Kreeras team. Arbetet skedde iterativt med återkommande avstämningar och testomgångar, där vi skickade versioner, fick konkret feedback och justerade vidare. Det gav oss möjlighet att fånga upp saker som var svåra att formulera i text men som blev tydliga när mallen väl användes på riktigt. Vi tog också fram en förenklad variant för mindre uppdrag med snabb översikt av tidplan och budget.
Projektmallen är uppbyggd kring ett antal flikar där varje del har ett tydligt syfte. En instruktionsflik förklarar hur mallen fungerar och hur man lägger till rader, drar ut tidplanen eller skriver ut till PDF. Tidplanen är dynamisk med automatisk markering av aktuell vecka. Budgetfliken summerar timmar och kostnad per fas, aktivitet och resurs, och en separat budgetsammanställning gör det enkelt att välja om man vill skicka en detaljerad eller övergripande bild till kunden. Uppföljningsfliken visar upparbetat belopp per fas i ett diagram och stöder även tilläggsuppdrag.
När hela organisationen jobbar med samma mall försvinner en hel del friktion. Projektledaren slipper leta upp en gammal version eller förklara hur kollegans fil är uppbyggd. Budgeten och tidplanen lever i samma dokument, så det är alltid tydligt vad som gäller. Uppföljningen sker löpande istället för i efterhand, vilket gör det lättare att fånga upp avvikelser i tid. Och när det är dags att redovisa för kunden finns rapporten redan klar att skriva ut.
Kreera har nu ett verktyg som hela organisationen faktiskt använder. Mallen är anpassad efter hur de jobbar på riktigt, och det är precis det som gör skillnaden. Inte en generisk lösning som kräver att man anpassar sitt arbetssätt, utan ett verktyg som passar in i det som redan fungerar.
Kreera hade separata Excel-mallar som fungerade, men som var svåra att arbeta med och saknade viktiga funktioner. Vi byggde ett samlat verktyg med tidplan, budget och uppföljning i ett och samma dokument och en enklare variant för de som jobbar med mindre uppdrag.
Vi tog fram en ny projektmall i nära samarbete med Kreeras team. Arbetet skedde iterativt med återkommande avstämningar och testomgångar, där vi skickade versioner, fick konkret feedback och justerade vidare. Det gav oss möjlighet att fånga upp saker som var svåra att formulera i text men som blev tydliga när mallen väl användes på riktigt. Vi tog också fram en förenklad variant för mindre uppdrag med snabb översikt av tidplan och budget.
Projektmallen är uppbyggd kring ett antal flikar där varje del har ett tydligt syfte. En instruktionsflik förklarar hur mallen fungerar och hur man lägger till rader, drar ut tidplanen eller skriver ut till PDF. Tidplanen är dynamisk med automatisk markering av aktuell vecka. Budgetfliken summerar timmar och kostnad per fas, aktivitet och resurs, och en separat budgetsammanställning gör det enkelt att välja om man vill skicka en detaljerad eller övergripande bild till kunden. Uppföljningsfliken visar upparbetat belopp per fas i ett diagram och stöder även tilläggsuppdrag.
När hela organisationen jobbar med samma mall försvinner en hel del friktion. Projektledaren slipper leta upp en gammal version eller förklara hur kollegans fil är uppbyggd. Budgeten och tidplanen lever i samma dokument, så det är alltid tydligt vad som gäller. Uppföljningen sker löpande istället för i efterhand, vilket gör det lättare att fånga upp avvikelser i tid. Och när det är dags att redovisa för kunden finns rapporten redan klar att skriva ut.
Kreera har nu ett verktyg som hela organisationen faktiskt använder. Mallen är anpassad efter hur de jobbar på riktigt, och det är precis det som gör skillnaden. Inte en generisk lösning som kräver att man anpassar sitt arbetssätt, utan ett verktyg som passar in i det som redan fungerar.
